Câu trả lời ngắn
Quy trình ngoài giờ cần cho khách biết có thể đặt lịch ngay hay chỉ gửi yêu cầu, khi nào được phản hồi và ai xử lý vào đầu ngày. Tin nhắn nhận trong đêm không tự động trở thành lịch hẹn đã xác nhận.
Chọn cách tiếp nhận trước khi viết lời nhắn
Bắt đầu từ hệ thống booking tiệm đang sử dụng. Nếu khách xem được chỗ trống và nhận xác nhận, dẫn thẳng tới trang đặt lịch đúng chi nhánh. Nếu cần nhân viên duyệt, gọi đúng là gửi yêu cầu đặt lịch. Tránh bắt khách đi vòng qua trang chủ khi đã có đường dẫn booking phù hợp.
Kiểm tra múi giờ, lịch nghỉ lễ và thời điểm cuối nhận lịch trong ngày. Nêu khung giờ có nhân sự phản hồi tiếp theo, không hứa trả lời ngay khi đội ngũ không thể đáp ứng.
Mẫu lời nhắn ngắn, rõ ràng
Cảm ơn quý khách đã gọi [tên tiệm]. Hiện tiệm đã đóng cửa. Quý khách có thể kiểm tra lịch tại [địa chỉ booking ngắn]. Nếu cần gọi lại, vui lòng để lại tên, số điện thoại, dịch vụ và ngày mong muốn. Tiệm sẽ xem tin nhắn từ [giờ mở cửa và múi giờ]. Yêu cầu qua hộp thư thoại chưa giữ chỗ hẹn.
Điền đủ thông tin đã duyệt vào phần ngoặc và thu âm ở nơi yên tĩnh. Không yêu cầu khách để lại thông tin thanh toán hay thông tin cá nhân chi tiết. Thống nhất nội dung này với form liên hệ và tin trả lời tự động trên mạng xã hội.
Gom yêu cầu vào một danh sách đầu ngày
- Tập hợp yêu cầu qua điện thoại, form và mạng xã hội vào công cụ đã thống nhất.
- Đối chiếu khách liên hệ nhiều lần để tránh hai nhân viên xác nhận trùng.
- Kiểm tra lịch trống trước khi hứa giờ.
- Giao một người phụ trách và ghi bước tiếp theo.
- Cập nhật kết quả: đã xác nhận, chờ khách, hết chỗ hoặc đã kết thúc.
Một dòng theo dõi nên có thời điểm nhận, tên, số gọi lại, dịch vụ, giờ mong muốn, người xử lý và lần phản hồi gần nhất. Chỉ cấp quyền cho nhân sự cần dùng thông tin.
Đánh giá việc bàn giao, không chỉ đếm tin nhắn
Cuối tuần đầu, đếm yêu cầu chưa được trả lời lần nào và yêu cầu chưa có kết quả cuối cùng. Hai số này giúp thấy lỗ hổng rõ hơn tổng tin nhắn. Thử để lại voicemail và gửi form sau giờ đóng cửa, rồi kiểm tra đội ngũ đầu ngày có nhận được cả hai.
Khi tìm hiểu lễ tân Slotify, cần xác nhận ngày trực, khung giờ trong ngày và cách chuyển tình huống cho chủ tiệm. Hỗ trợ bảy ngày không đồng nghĩa trực suốt 24 giờ.
Câu hỏi thường gặp
Có nên xác nhận lịch cho mọi yêu cầu trong đêm?
Chỉ xác nhận khi đã kiểm tra chỗ trống và hoàn tất quy trình đặt lịch. Nếu chưa, báo đã nhận yêu cầu và thời điểm tiệm phản hồi.
Nếu tiệm nghỉ lễ thì sao?
Cập nhật thời điểm phản hồi và lịch nhận khách trước kỳ nghỉ. Giao người kiểm tra danh sách yêu cầu khi tiệm hoạt động lại.
Xem dịch vụ Slotify liên quan →